上司に仕事の進捗やトラブルを報告する際のポイントって?

上司に仕事の進捗やトラブルを報告する際のポイントって?

学校も卒業し、もうすぐ就職し初めて社会に出るという人も多いだろう。

新社会人になるにあたって緊張や不安といった気持ちが渦巻いているかと思う。

そして新社会人になって組織に属することになると必ずといっていいほど最初に関わるのが直属の上司や先輩だ。

初めての経験ということでわからないことも多いだろうが、昔から言われている「報告・連絡・相談」は基本となってくるため知っていて欲しい。

しかし、どういったタイミングで行うことが重要になるのだろうか。

そ「ホウ」のポイントについてご紹介する。

ホウ・レン・ソウの「ホウ」のタイミングって?

仕事で大事なのは報告・連絡・相談のいわゆる「ホウ・レン・ソウ」です。

自分が今何をしているのか、どこまで業務が進んでいるのか、どんな問題があるのかをきちんと上司に知っていてもらうことでミスも失敗には繋がらず、上司からも評価されるようになります。

一体、どのタイミングで行うことが重要なのでしょうか。

 

「報告」のタイミングはすぐにしよう!!

頼まれた資料が完成した。取引先との商談が上手くいった。

このような報告をしたいが、上司は電話中であったり、電話が終わったかと思えば険しい顔でパソコンに向かっている。

さらにスケジュールを確認すると、あと10分程度で会議に入るというような状態で、どのタイミングで報告することが重要になるでしょうか。

仕事の報告は早いほど良いです。

たとえば上司が忙しそうな時は、たとえば「○○の件で、今お時間よろしいでしょうか?」などと上司本人に聞いてみると、本当に忙しいときには「今忙しいから会議が終わってから」や「会議中にメールを確認するのでメールを送っておいて」など指示があるはずです。

その指示に従って報告をするというのが適切な報告のタイミングです。

 

報告の際は結論から言おう!!

言いやすいのは時系列ですが、基本的には「結論」から報告するようにしましょう。

そして、自身の感想や主観は報告に不要です。

仕事の報告においては聞いてる側からすれば何を伝えたいのかが先に知りたくなります。

たとえばですが「○○の件、おおむね仕様が決まりましたが納期で問題があります。○○の部分が1週間で間に合いそうにありません。」と、必要があれば事実を述べることが重要となります。

そして、何より新人のうちは慣れないことから上手くいかないことも多く出てくるかと思います。

報告内容が長すぎたり、すぐに報告できなくなったりすることもあるでしょうが、こうしたことは新人の内に失敗をしておきましょう。

逆に言えば、新人の内しか失敗はできません。

新人のうちに失敗して学ばなければ、中堅社員になった際に注意してもらえないような存在になってしまうからです。

そうした際は社外で「学ぶ場」を設けたり、自身で考え直すことが重要になるでしょう。

 

【「ライブドアニュース」より一部抜粋。】


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