ビジネスメールの正しい書き方って?相手や状況で使い分ける。

ビジネスメールの正しい書き方って?相手や状況で使い分ける。

ビジネスメールの正しい書き方を知っているだろうか。

今はスマートフォン(スマホ)の発達から無料対話アプリのLINEをビジネスでも使っているという人も多いだろうが、それでも根強いのがメールだ。

世代によっては「たかがメール」と考えている人も多いようだが、1本のメールの過ちが信頼を損なうことにもなりかねない。

 

ビジネス文書よりビジネスメールのほうが難易度が高い!?

ビジネス文書よりビジネスメールのほうが難易度が高いと語られることがあります。

理由としては、ビジネス文書は「拝啓」からはじまり「敬具」で締めるといったことや、時候の挨拶を書くといった型がありますが、ビジネスメールにおいては、そうした型が明確に決まっていません。

ビジネス文書の場合は型があるため、たとえ意味がわからなくても、文例を参考に書くことでビジネス文書で失敗するといったことは少ないでしょう。

しかし、ビジネスメールにおいては「正解」というものが存在しません。

たとえば書き出しの文書にしても「お世話になります」と「いつも大変お世話になっております」など、相手とその状況により使い分ける必要がある。

かといって毎回同じ書き方をしていれば事務的、語彙力がないといった印象を与えかねません。

相手の顔も見えず声も聞こえない状況で相手の反応を推測しながら文書で伝えるため、他の手段に比べて難しいといえます。

プライベートのメールやLINEなどのメッセージと違い、ビジネスメールにおいては重要度の高低が入り乱れており、そこで自分のメールを読んでもらうためにはタイトルに工夫を行うことが必要となります。

もしメールを情報伝達の手段であってコミュニケーションの手段ではないと考えている人が居る場合は注意したほうがよいでしょう。

メールも電話と同様に配慮に欠ける対応は印象を悪くします。

メールは文章として記録に残るほか、たとえば相手がメールを受け取って不快に感じた場合、それを相手は指摘せずに、取引を辞めて去っていくかもしれません。

メールは相手の好きなように解釈ができてしまうコミュニケーションツールです。

メールを正しく使うことで生産性が変わるため上手に使っていきたいところだ。

 

【「日経MJ」より一部抜粋。】

 

【関連リンク】

ビジネスメールの書き方

 


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